Privacyverklaring OPEX Group Nederland

OPEX Group B.V. ("OPEX", "wij" of "ons") verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening op het gebied van externe inhuur en workforce solutions. In deze privacyverklaring lees je per doel welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke juridische grondslag en hoe lang wij de gegevens bewaren. Ook leggen wij uit waar gegevens vandaan komen, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG), de Telecommunicatiewet voor zover van toepassing en overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

In het kort

• Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en relevante doeleinden en bewaren ze niet langer dan daarvoor nodig of wettelijk vereist.
• Wij verstrekken je CV of profiel voor een concrete introductie niet aan een opdrachtgever zonder jouw akkoord.
• Wij gebruiken persoonsgegevens van kandidaten en professionals niet voor het trainen van onze eigen AI-modellen.
• AI en software kunnen sourcing en matching ondersteunen, maar een medewerker blijft verantwoordelijk voor voorstellen, selectie en afwijzing.
• Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
• Je kunt bezwaar maken tegen direct marketing en, waar de AVG dat toelaat, vragen om inzage, correctie of verwijdering.

1. Wie zijn wij?

OPEX Group B.V. is een Nederlandse onderneming op het gebied van externe inhuur en workforce solutions. Wij vinden, bemiddelen, contracteren en ondersteunen specialistische professionals voor opdrachtgevers. Afhankelijk van de dienstverlening en contractuele structuur kan OPEX onder meer optreden als bemiddelaar, werkgever, contractpartij, leverancier, opdrachtnemer of coördinerend leverancier/master vendor.

Contactgegevens

2. In welke rol verwerken wij persoonsgegevens?

Voor onze eigen sourcing, talentpool, bemiddeling, contractering, arbeidsrelaties, administratie, relatiebeheer en bedrijfsvoering is OPEX in beginsel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer wij in een specifieke dienstverlening, bijvoorbeeld bij een inhuurdesk of vergelijkbare dienstverlening, persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een opdrachtgever verwerken, kunnen wij voor die verwerking optreden als verwerker. De opdrachtgever is dan verantwoordelijk voor die verwerking en de afspraken worden waar vereist vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

In bijzondere situaties kunnen OPEX en een andere partij gezamenlijk doel en middelen van een verwerking bepalen en daarmee gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wanneer wij persoonsgegevens aan een opdrachtgever verstrekken voor een introductie of inzet, kan die opdrachtgever voor de verdere verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De feitelijke verwerking en afspraken tussen partijen zijn steeds bepalend.

3. Op wie is deze verklaring van toepassing?

• (potentiële) kandidaten en professionals, waaronder zelfstandigen (zzp'ers);
• professionals die via OPEX werkzaamheden verrichten, ongeacht de contractvorm;
• sollicitanten voor interne functies bij OPEX;
• contactpersonen bij opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers;
• contactpersonen bij leveranciers, onderaannemers en samenwerkingspartners en professionals die via hen worden aangeboden;
• websitebezoekers en andere personen die contact met OPEX opnemen.

Voor medewerkers die intern binnen de organisatie van OPEX werkzaam zijn, kunnen aanvullende interne privacyregels gelden. De bepalingen hieronder over loondienst, payroll en vergelijkbare arbeidsrelaties zien mede op professionals die OPEX als werkgever of contractpartij ter beschikking stelt aan een opdrachtgever.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een CV stuurt, reageert op een opdracht, solliciteert, met ons belt of mailt, een overeenkomst sluit of onze website gebruikt.

Daarnaast verkrijgen wij professionele en zakelijke gegevens uit openbare of professionele bronnen, zoals LinkedIn en andere professionele netwerken, websites en profielpagina's, zoekmachines, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, VIES, vacature- en sourcingplatforms, referrals, opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners en professionele sourcing- of kandidatendatabases.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, informeren wij je daarover binnen de termijn die de AVG voorschrijft, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

5. Per doel: gegevens, grondslag en bewaartermijn

5.1 Zakelijke relaties en business development

Gegevens. Naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, relevante correspondentie en gespreksnotities, informatie over aanvragen, opdrachten, overeenkomsten en zakelijke interesses.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden en ontwikkelen van zakelijke relaties en, waar van toepassing, het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst.

Bewaartermijn. Zolang de zakelijke relatie actief of redelijkerwijs relevant is en daarna in beginsel maximaal drie jaar na het laatste relevante contact. Gegevens die onderdeel zijn van een overeenkomst, financiële administratie of juridische aanspraak kunnen langer worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke of noodzakelijke termijn.

5.2 Professionals vinden, beoordelen, benaderen en matchen

Gegevens. Naam en contactgegevens, woonplaats, functie en werkgever of onderneming, CV, opleiding, diploma's en certificaten, vaardigheden en werkervaring, openbare professionele profielen, beschikbaarheid en inzetbaarheid, tarief- of salarisverwachtingen, professionele voorkeuren, talen, correspondentie en relevante gespreksnotities.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij het identificeren, benaderen en matchen van geschikte professionals, het uitvoeren van onze dienstverlening en het onderhouden van een relevante talentpool, voor zover jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.

Bewaartermijn. In beginsel maximaal drie jaar na het laatste relevante contact of de laatste relevante activiteit. De termijn kan opnieuw gaan lopen wanneer er opnieuw relevant contact is of je actief bent in een opdracht via OPEX. Je kunt eerder bezwaar maken of om verwijdering vragen, voor zover geen andere grond bestaat om de gegevens te bewaren.

5.3 Voorstellen en introduceren bij een opdrachtgever

Gegevens. Naam en contactgegevens, CV of profielsamenvatting, relevante opleiding, certificeringen, ervaring en vaardigheden, beschikbaarheid, tarief- of salarisindicatie en, indien relevant, de uitkomst van een vereiste screening.

Grondslag. De grondslag hangt af van de relatie en omstandigheden en kan bestaan uit het nemen van precontractuele stappen of uitvoering van de door jou gevraagde bemiddelingsdienst, dan wel ons gerechtvaardigd belang. Wanneer toestemming voor een specifieke verwerking wettelijk vereist of de passende grondslag is, vragen wij die toestemming.

OPEX verstrekt je CV of profiel voor een concrete introductie niet aan een opdrachtgever zonder jouw akkoord en maakt duidelijk voor welke organisatie en opdracht de introductie plaatsvindt.

Bewaartermijn. Gedurende het introductie- en selectietraject. Daarna vallen de gegevens terug onder de termijn van de talentpool in 5.2. Word je geplaatst, dan gelden daarnaast de termijnen voor de betreffende contractvorm.

5.4 Contractering en inzet van zelfstandige professionals

Gegevens. Naam, adres- en contactgegevens, geboortedatum voor zover nodig, bedrijfsnaam, KvK- en btw-gegevens, bank- en factuurgegevens, contract- en opdrachtgegevens, urenregistratie, relevante verzekeringsgegevens, correspondentie en gegevens die noodzakelijk zijn voor toepasselijke verificatie- en complianceverplichtingen.

Grondslag. Uitvoering van de overeenkomst, toepasselijke wettelijke verplichtingen en, waar passend, ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en compliant uitvoering van de dienstverlening.

Bewaartermijn. Contract- en opdrachtgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de afwikkeling en eventuele juridische aanspraken, in beginsel maximaal vijf jaar tenzij een langere wettelijke of verjaringstermijn relevant is. Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale en financiële administratie bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn, voor belangrijke onderdelen in beginsel zeven jaar.

5.5 Contractering en inzet in loondienst, payroll of vergelijkbare arbeidsrelatie

Gegevens. De voor de arbeids- of payrollrelatie noodzakelijke persoonsgegevens, waaronder contact- en contractgegevens, BSN, loonheffingsgegevens, bankgegevens, arbeidsvoorwaarden, uren- en salarisgegevens en, waar wettelijk vereist, een afschrift of gegevens van een identiteitsdocument en informatie over nationaliteit, verblijfs- of werkrecht. Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen voor zover dat binnen een arbeidsrelatie wettelijk is toegestaan en noodzakelijk.

Grondslag. Uitvoering van de arbeids- of payrollrelatie en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Bewaartermijn. Gegevens worden bewaard gedurende de specifieke wettelijke bewaartermijn die voor het betreffende gegeven geldt. Voor bepaalde loonheffings- en identificatiegegevens geldt een termijn van vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Voor onderdelen van de fiscale administratie geldt in beginsel een termijn van zeven jaar. Overige gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor de arbeidsrelatie, wettelijke verplichtingen en eventuele juridische aanspraken.

5.6 Screening, verificatie en compliance

Gegevens. Afhankelijk van de functie, opdracht, contractvorm of wederpartij kan dit betrekking hebben op identiteit en werkbevoegdheid, diploma's en certificaten, referenties, een VOG indien vereist, KvK- en btw-registratie waaronder VIES, ondernemerschap, verzekeringen, relevante sanctie- en compliancecontroles, kredietwaardigheid van zakelijke wederpartijen en de uitkomst van een externe screening.

Grondslag. De toepasselijke grondslag verschilt per controle en kan bestaan uit een wettelijke verplichting, uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare, veilige en compliant dienstverlening. Wij voeren geen verdergaande screening uit zonder een daarvoor geldige grondslag en informeren je waar dat nodig is over de betreffende controle.

Bewaartermijn. Wij bewaren screening- en verificatiegegevens niet langer dan nodig voor de beoordeling, de opdracht en de onderbouwing van compliance. Waar mogelijk bewaren wij alleen de uitkomst of vaststelling en niet de onderliggende documenten. Na afloop bewaren wij deze gegevens in beginsel maximaal drie jaar, tenzij een wettelijke bewaarplicht, contractuele noodzaak of juridische aanspraak een andere termijn vereist.

5.7 Leveranciers, onderaannemers en samenwerkingspartners

Gegevens. Contact- en functiegegevens, bedrijfs-, KvK- en btw-gegevens, contract- en opdrachtgegevens, bank- en factuurgegevens, certificeringen, verklaringen, verzekeringsgegevens, compliance-informatie en gegevens van professionals die via de betreffende partij worden aangeboden of ingezet.

Grondslag. Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare leveranciersketen. Indien nodig kunnen wij een kredietcheck uitvoeren op een zakelijke wederpartij.

Bewaartermijn. Gedurende de zakelijke relatie en daarna in beginsel maximaal drie jaar voor relatie- en compliancegegevens. Financiële, fiscale en contractuele gegevens bewaren wij langer wanneer een wettelijke bewaarplicht, verjaringstermijn of juridische aanspraak dat vereist; voor belangrijke onderdelen van de fiscale administratie geldt in beginsel zeven jaar.

5.8 Interne sollicitaties bij OPEX

Gegevens. Naam, woonplaats en contactgegevens, CV, motivatie, opleiding, diploma's en werkervaring, relevante gespreksnotities, referenties die je opgeeft en, indien van toepassing, de uitkomst van een assessment of screening.

Grondslag. Precontractuele stappen en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldig selectieproces.

Bewaartermijn. In beginsel tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming kunnen wij de gegevens langer bewaren, in beginsel maximaal één jaar, om je voor toekomstige functies te kunnen benaderen.

5.9 Zakelijke en commerciële communicatie

Gegevens. Naam, functie, organisatie of onderneming, zakelijke contactgegevens en relevante professionele interessegebieden of eerdere contacten.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij relevante zakelijke communicatie en relatiebeheer, of toestemming wanneer de Telecommunicatiewet of andere toepasselijke regels dat vereisen.

Bewaartermijn. Zolang je volgens de hierboven genoemde termijnen in ons relevante zakelijke netwerk of kandidatenbestand staat, of totdat je je afmeldt. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; wij stoppen die verwerking dan voor dat doel.

5.10 Contact, vragen, klachten en privacyverzoeken

Gegevens. Naam, contactgegevens, organisatie indien relevant, de inhoud van je vraag, klacht of verzoek, correspondentie en informatie over de afhandeling.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij een goede afhandeling van vragen en klachten en, voor privacyverzoeken, onze wettelijke verplichtingen en verantwoordingsplicht onder de AVG.

Bewaartermijn. Wij bewaren deze gegevens zolang dat nodig is om het verzoek of de klacht af te handelen en daarna zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is om de afhandeling te kunnen aantonen, rekening houdend met toepasselijke wettelijke en verjaringstermijnen.

6. Identiteitsbewijs, BSN en nationaliteit

Voor identiteitsgegevens en BSN gelden aanvullende wettelijke regels. Welke gegevens OPEX verwerkt, hangt af van de contractvorm.

Werk je via OPEX in loondienst, payroll of een vergelijkbare arbeidsrelatie waarbij OPEX een werkgeversrol heeft, dan verwerken wij de identificatie-, BSN- en overige gegevens die wij op grond van de toepasselijke arbeids-, fiscale en vreemdelingenrechtelijke regels moeten verwerken. Waar de wet een afschrift van een identiteitsdocument vereist, bewaren wij dat gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Werk je via OPEX als zelfstandige, dan verwerken wij niet standaard je BSN of een kopie van je identiteitsdocument. Wanneer voor een specifieke opdracht identificatie of aanvullende documentatie noodzakelijk is, beperken wij de verwerking tot de gegevens waarvoor een geldige grondslag bestaat en die voor dat doel noodzakelijk zijn.

Wij gebruiken een BSN niet als algemeen intern identificatienummer en verstrekken het alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan of vereist.

7. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

Bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, verwerken wij alleen wanneer daarvoor een uitzondering uit de AVG of UAVG geldt en de verwerking noodzakelijk is. Binnen een arbeidsrelatie kan OPEX bijvoorbeeld beperkte gegevens rond verzuim en inzetbaarheid moeten verwerken voor zover de arbeids- en socialezekerheidswetgeving dat toestaat. Wij vragen je om bijzondere persoonsgegevens niet in een CV of andere communicatie op te nemen wanneer deze niet relevant of noodzakelijk zijn.

Strafrechtelijke persoonsgegevens vallen onder een afzonderlijk wettelijk regime. Wanneer voor een functie of opdracht een VOG vereist is, kunnen wij vastleggen dat aan die eis is voldaan. Wij verwerken geen verdere strafrechtelijke informatie tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en aan de aanvullende wettelijke voorwaarden is voldaan.

8. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

Registreren bij OPEX, een CV verstrekken of ingaan op een eerste benadering is in beginsel vrijwillig. Zonder voldoende professionele informatie kunnen wij je echter niet goed beoordelen, matchen of voorstellen.

Voor contractering en inzet zijn bepaalde gegevens contractueel of wettelijk noodzakelijk. Zonder die gegevens kan OPEX mogelijk geen overeenkomst aangaan, geen professional inzetten, geen betaling uitvoeren of niet voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

9. Matching, profilering en AI

Om te bepalen of een professional bij een opdracht past, vergelijken wij professionele kenmerken zoals opleiding, ervaring, vaardigheden, beschikbaarheid en tarief met de eisen en kenmerken van de opdracht. Daarbij kan software informatie structureren, zoeken, vergelijken en rangschikken. Dit kan kwalificeren als profilering in de zin van de AVG.

Een medewerker van OPEX beoordeelt de uitkomsten en blijft verantwoordelijk voor voorstellen, selectie en afwijzing. OPEX neemt geen beslissing die rechtsgevolgen heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

OPEX gebruikt persoonsgegevens van kandidaten en professionals niet voor het trainen van eigen AI-modellen. Wanneer wij externe AI- of technologiediensten gebruiken, verwerken wij niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende zakelijke doel noodzakelijk is en passen wij passende privacy- en beveiligingswaarborgen toe. Indien een leverancier persoonsgegevens voor eigen doeleinden zou verwerken, beoordelen wij afzonderlijk welke rol en informatieverplichtingen daarbij gelden.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor een van de beschreven doeleinden, voor onze bedrijfsvoering of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Ontvangers kunnen zijn:

• opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers, waaronder voor een concrete introductie nadat je daarmee akkoord bent;
• leveranciers, onderaannemers en samenwerkingspartners die bij de dienstverlening of opdracht betrokken zijn;
• screening- en verificatiepartijen;
• HR-, salaris-, financiële en administratieve dienstverleners;
• IT-, software-, cloud-, hosting-, communicatie- en AI-dienstverleners;
• professionele adviseurs, banken, betaaldienstverleners en verzekeraars;
• certificerende en inspecterende instellingen, waaronder waar relevant de inspectie-instelling in het kader van SNA/NEN 4400-1;
• bevoegde overheidsinstanties en toezichthouders wanneer dit wettelijk vereist is.

Met partijen die uitsluitend namens OPEX persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Partijen die persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden verwerken, zijn voor die verwerking zelf verantwoordelijk.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

11. Doorgifte buiten de EER

Bepaalde opdrachtgevers of dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Wanneer voor het betreffende land geen adequaatheidsbesluit geldt, zorgen wij waar vereist voor een geldig doorgiftemechanisme, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, eventueel aangevuld met aanvullende maatregelen.

Je kunt via info@opexgroup.nl informatie opvragen over de toepasselijke doorgifte en waarborgen en, waar van toepassing, een kopie van de relevante waarborgen verkrijgen.

12. Beveiliging

OPEX neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de risico's.

Afhankelijk van de verwerking omvatten deze maatregelen onder meer passende toegangsbeperkingen en authenticatie, beveiligde overdracht en opslag van gegevens en aanvullende toegangsbeperkingen voor gevoelige identificatie-, arbeids- en administratieve gegevens. Van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, verlangen wij passende beveiliging en naleving van de gemaakte privacy- en beveiligingsafspraken.

13. Datalekken

Wanneer sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beoordelen en behandelen wij deze overeenkomstig de AVG. Waar de wet dit vereist, melden wij een datalek tijdig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.

Vermoed je dat persoonsgegevens bij OPEX onjuist zijn gedeeld, verloren zijn gegaan of onbevoegd toegankelijk zijn geweest, meld dit dan zo snel mogelijk via info@opexgroup.nl.

14. Website en cookies

Onze website verwerkt de gegevens die nodig zijn om de website technisch te laten functioneren en veilig beschikbaar te stellen. Wanneer je via de website contact opneemt, verwerken wij de gegevens die je daarbij zelf verstrekt voor de afhandeling van je bericht.

Voor strikt noodzakelijke of functionele cookies en vergelijkbare technieken is niet altijd toestemming vereist. Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, plaatsen wij pas nadat die toestemming is verkregen.

Wanneer OPEX niet-noodzakelijke analytics, tracking, embedded media of andere vergelijkbare technologieën gebruikt, verstrekken wij vóór het plaatsen daarvan via de website of een afzonderlijke cookieverklaring concrete informatie over de gebruikte technologie, leverancier, doeleinden, bewaartermijn en eventuele doorgifte buiten de EER. Je kunt een gegeven cookiekeuze via de beschikbare cookie-instellingen wijzigen.

15. Jouw privacyrechten

Voor zover de AVG dit in jouw situatie toekent, heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en dataportabiliteit. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd, gegeven toestemming intrekken en bescherming inroepen tegen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@opexgroup.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst. Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren je daar dan binnen de eerste maand over.

Wanneer wij redelijkerwijs twijfelen aan je identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen om die identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs of BSN en beperken de verificatie tot wat noodzakelijk is.

Deze rechten zijn niet absoluut. In bepaalde gevallen mogen of moeten wij gegevens blijven verwerken, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht, een lopende overeenkomst, rechten van derden of een juridische aanspraak.

16. Vragen en klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop OPEX persoonsgegevens verwerkt, neem dan contact op via info@opexgroup.nl of +31 6 21110212.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs wanneer je eerst contact met ons opneemt, zodat wij de vraag of klacht kunnen onderzoeken en waar mogelijk oplossen.

17. Wijzigingen

Onze dienstverlening, systemen en toepasselijke wet- en regelgeving kunnen veranderen. Wij kunnen deze privacyverklaring daarom aanpassen. De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de verklaring staan het versienummer en de datum van de laatste wijziging.

18. Contact